節(jié)約工作時(shí)間有捷徑

    和做任何事情一樣，企業(yè)決策也要有輕重緩急之分。這是管理者應(yīng)當(dāng)把握的問(wèn)題。美國(guó)決策大師皮爾斯?？ㄌ赜幸痪涿裕?ldquo;決策的最佳時(shí)機(jī)并不僅僅是快速，而是適速。”

    懂得輕重緩急的管理者，能將好的想法轉(zhuǎn)化為有效的承諾，能將遠(yuǎn)見卓識(shí)轉(zhuǎn)化成實(shí)際行動(dòng)。輕重緩急的決策體現(xiàn)了管理層的遠(yuǎn)見和認(rèn)真的程度，決定了企業(yè)的基本行為和戰(zhàn)略。

    確定先做的事對(duì)于任何人來(lái)說(shuō)似乎并不困難，使人犯難的倒是決定“后做的事”，也就是決定什么不應(yīng)該做。人們?cè)趺磸?qiáng)調(diào)也不過(guò)分的是，事情不可推遲，只可放棄。重拾先前不得不推遲的舊事，不管當(dāng)時(shí)它看來(lái)是多么可取，幾乎始終都是一個(gè)嚴(yán)重的錯(cuò)誤。這當(dāng)然也是人們之所以如此不愿意確定后做的原因所在。

    當(dāng)你知道什么工作可以由別人來(lái)做的時(shí)候，你就可以把它們分配出去，就不要再去費(fèi)心地考慮它們。對(duì)于那些剩下來(lái)的、必須由你本人親自處理的事情，你也得分出主次和先后。那么，該如何去處理這個(gè)問(wèn)題呢？

    現(xiàn)在你就把你急于要辦的事情列出一個(gè)順序表，然后按照主次順序依次處理，在同一個(gè)序號(hào)下不要列出兩項(xiàng)工作。在你列出工作順序之后，你就全力以赴地去解決排在第一位的問(wèn)題，一直要堅(jiān)持到做完為止。然后再用同樣的辦法去處理第二號(hào)問(wèn)題。不要擔(dān)心這樣做一天只能解決一兩個(gè)問(wèn)題，關(guān)鍵在于這樣做可以逐漸解決你以往日積月累下來(lái)的許多問(wèn)題。這樣一來(lái)，你真正關(guān)心，真正著急的事情，馬上就可以解決了。

    簡(jiǎn)單點(diǎn)說(shuō)，你要實(shí)行急事先辦的原則，一次只辦一件事。即使這樣仍然不能解決問(wèn)題，你也不要采取其他辦法，一旦你使這個(gè)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)，你就要堅(jiān)持到底。只有這樣，你才能逐漸清理掉過(guò)去積壓下來(lái)的一些問(wèn)題。下面是一些在時(shí)間的使用上十分有效的技巧，供管理者參考：

    做好時(shí)間消耗記錄。要想科學(xué)地運(yùn)用時(shí)間，首先必須善于檢查自己的時(shí)間使用狀況。辦法是在做完每一件事的“當(dāng)時(shí)”，立即記下所耗的時(shí)間，每天一小結(jié)，連續(xù)記兩周或一個(gè)月，然后進(jìn)行一次總結(jié)分析，看看自己的時(shí)間究竟用到了什么地方，并從中找出浪費(fèi)時(shí)間的原因。據(jù)專家研究證明，凡是這樣做的人，對(duì)于節(jié)省時(shí)間、提高效率收效甚大。如果能抓住大量容易溜掉的時(shí)間，就可以按時(shí)完成更多的工作。

    當(dāng)日事當(dāng)日畢。檢查時(shí)間消耗的目的是為了更好地利用時(shí)間。昨天已經(jīng)過(guò)去，明天只是帶有一定概率的可能，只有今天，才是我們可以采取行動(dòng)的惟一時(shí)間。世界上所有的成就都是“今天”所創(chuàng)造的。所以，從現(xiàn)在做起，從今天做起，當(dāng)日事當(dāng)日畢，應(yīng)該成為一切管理者的行動(dòng)準(zhǔn)則。今天的事不要等到明天，上午的事不要拖到下午，白天的事不要延至晚上。某項(xiàng)工作一旦開始，就要一鼓作氣地完成它，完成一項(xiàng)，然后再做下一項(xiàng)，這樣會(huì)使你加快速度，并不斷享受到完成任務(wù)的喜悅。事實(shí)表明，精力在成功之中更新，而在拖延之中衰竭。如果一個(gè)管理者在上班伊始就拖拖拉拉，不在乎什么上午下午、今天明天，那就絕不會(huì)取得令人矚目的成就。

    善于從重復(fù)的工作中節(jié)約時(shí)間。對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，有許多工作是周期性地重復(fù)出現(xiàn)的，如閱文、開會(huì)、會(huì)客等。這些反復(fù)性的工作占用了管理者大部分的時(shí)間。如果是有心人，在每一次循環(huán)中都能節(jié)約點(diǎn)滴時(shí)間，那么就會(huì)通過(guò)多次反復(fù)比別人多贏得大量時(shí)間。

    凡事應(yīng)做好準(zhǔn)備。有無(wú)準(zhǔn)備，做起事來(lái)效率大不一樣。有準(zhǔn)備，就會(huì)使工作一開始就進(jìn)入“重負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)”狀態(tài)，可以減少“空運(yùn)轉(zhuǎn)”的時(shí)間。因此，對(duì)每個(gè)時(shí)期的工作應(yīng)有預(yù)見性，走上步，看下步，免得“現(xiàn)上轎現(xiàn)扎耳朵眼”，消極被動(dòng)，貽誤時(shí)間。對(duì)待每天的工作也要這樣，如果頭一天做好計(jì)劃，當(dāng)天又能提前一會(huì)上班，不僅能為下屬和群眾樹立良好的榜樣，還可以對(duì)當(dāng)天的安排進(jìn)行思考，使一天的工作處于主動(dòng)狀態(tài)。再如，管理者要在辦公室里盡可能地多準(zhǔn)備一些必需的手冊(cè)、參考資料和各種工具書，以便在需要時(shí)隨手拈來(lái)，減少時(shí)間上的浪費(fèi)。

    設(shè)法保持時(shí)間利用的連續(xù)性。根據(jù)心理學(xué)家的研究，當(dāng)專心做一項(xiàng)工作或思考某一個(gè)問(wèn)題時(shí)，最好能夠一氣呵成，不要間斷，因?yàn)楸恢袛嗟淖⒁饬νǔＰ枰荛L(zhǎng)時(shí)間才能恢復(fù)。有人曾在上班時(shí)間對(duì)25位管理者做過(guò)調(diào)查，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)管理者幾乎無(wú)法持續(xù)工作一個(gè)小時(shí)以上而不受干擾。所以，當(dāng)需要集中精力、專心致志地思考重要問(wèn)題或處理關(guān)鍵工作時(shí)，事先要估計(jì)到可能出現(xiàn)的干擾，預(yù)先安排出一段相對(duì)集中、不受干擾的時(shí)間，以保證其相對(duì)連續(xù)性。

    養(yǎng)成快速準(zhǔn)時(shí)的習(xí)慣。管理者要提高時(shí)間利用率，必須縮小時(shí)間計(jì)算單位。用“分”計(jì)算時(shí)間的人，比用“時(shí)”計(jì)算時(shí)間的人，效率要高得多。做每項(xiàng)工作都要給自己定出一個(gè)時(shí)間限度，何時(shí)起，何時(shí)止，能用半個(gè)小時(shí)完成的，絕不扯到一小時(shí)。開會(huì)和約見要準(zhǔn)時(shí)，要養(yǎng)成開短會(huì)、說(shuō)短話、寫短文的良好習(xí)慣。同一位健談的人討論工作上的事時(shí)，最好能站著談，迫使他開門見山，免得口若懸河，沒(méi)完沒(méi)了。

    摸清自己一天中的最佳工作時(shí)間。人在一天中的精力就像大海的潮水一樣，有高潮也有低潮。只是因每個(gè)人生理素質(zhì)的不同，高低潮的時(shí)間有很大差異。有的人早晨精力最充沛，有的人晚上能動(dòng)性最高。管理者要留心摸清自己的精力漲落規(guī)律，把一天中最重要的事情放在最佳的工作時(shí)間里辦，而把一些較簡(jiǎn)單的事情放在其他時(shí)間處理。