項目管理十大流程

只要流程界定清晰，項目經(jīng)理就能保證項目的發(fā)展方向與最終目標(biāo)相契合。廣義而言，要掌控各種類型項目的發(fā)展，首先要關(guān)注十個關(guān)鍵的流程。

一、生命周期與方法論

項目的生命周期與方法論，是項目的紀(jì)律，為項目開展劃出了清晰的界限，以保證項目進(jìn)程。生命周期主要是協(xié)調(diào)相關(guān)項目，而方法論為項目進(jìn)程提供了持續(xù)穩(wěn)定的方式方法。

生命周期通常由項目的階段組成(包括：開始、規(guī)劃、執(zhí)行/控制、完成)，或由工作的重復(fù)周期構(gòu)成。項目生命周期的細(xì)節(jié)一般都會隨具體業(yè)務(wù)、項目、客戶要求而改變。因此即使在同一個項目中，周期也會有多種可能的變化。對工作細(xì)致度、文件管理、項目交付、項目溝通的要求體現(xiàn)在生命周期標(biāo)準(zhǔn)和考核的方方面面。大項目的階段一般更多更長，而小項目的階段少，考核點也少。

與生命周期類似，項目方法也因項目而易，細(xì)節(jié)關(guān)注程度高。產(chǎn)品開發(fā)項目的方法經(jīng)常涉及使用何種工具或系統(tǒng)，以及如何使用。信息技術(shù)項目的方法包括版本控制標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文檔管理、系統(tǒng)開發(fā)的各個方面。

項目方法往往不是由項目團(tuán)隊自行確定，而由公司為所有項目設(shè)定。采用與否，其實項目團(tuán)隊沒有太多選擇。公司管理層設(shè)定的方法本身代表權(quán)威，也是你作為項目領(lǐng)導(dǎo)獲得項目控制權(quán)的一個途徑?？紤]項目方法某方面的作用時，始終要把握其對項目人員管理的效率，即在可能出現(xiàn)問題的地方爭取正面效應(yīng)。

二、項目定義

清晰的項目描述決定了你的項目控制能力，因為接下來所有工作都在描述范疇之內(nèi)。不管你如何并為何要進(jìn)行描述，你要對你的項目進(jìn)行書面定義，讓項目各方和項目組隨時參考。

項目定義的形式和名稱各式各樣，包括：項目章程、提案、項目數(shù)據(jù)表、工作報告書、項目細(xì)則。這些名稱的共同點在于，項目主管方和其他相關(guān)各方面從上而下地傳達(dá)了他們對項目的期待。清晰的項目定義還包括以下方面：

•項目目標(biāo)陳述 (一小段文字，對項目交付成果、工期、預(yù)期成本或人力進(jìn)行高層次的描述)

•項目回報(包括商業(yè)案例或投資分析的回報)

•使用中的信息或客戶需求

•對項目范圍進(jìn)行定義，列出所有預(yù)期的項目成果

•成本和時間預(yù)算目標(biāo)

•重大困難和假設(shè)

•描述該項目對其他項目的依賴

•高風(fēng)險、所需的新技術(shù)、項目中的重大問題

努力將盡可能多的具體信息，囊括在項目描述或章程中，并使其在項目主管方和相關(guān)方面獲得認(rèn)可，進(jìn)而生效。

三、合同與采購管理

不管你在你的組織內(nèi)有多大的影響力和權(quán)力，你對受雇于其他公司的項目成員的影響會比較小。雖然不一定普遍適用，但你可以盡量不將項目工作外包，這是提高項目控制力的一個技巧。

在考慮啟用合同商或外部顧問之前，對整體采購流程進(jìn)行重檢。尋找有服務(wù)合同起草經(jīng)驗并可以幫助你的人。

建立成功的外包關(guān)系需要時間和精力，這些工作要及早著手。為了不誤項目工期，你要及時做到所有細(xì)節(jié)到位，所有合同及時簽訂。你打算外包哪部分項目交付成果，對這部分工作的細(xì)化就是你實施項目控制的著手點。記錄這些細(xì)化內(nèi)容、評估和接收標(biāo)準(zhǔn)、所有相關(guān)要求、必要時間規(guī)劃。項目定義信息一定要包括在合同之內(nèi)，相關(guān)責(zé)任及早確定。和所有你考慮到的供應(yīng)商討論這些要求，這樣你的項目期望才會在各方之間明晰。

四、項目規(guī)劃、執(zhí)行、跟蹤

作為項目領(lǐng)導(dǎo)，通過制定有力的規(guī)劃、跟蹤、執(zhí)行流程，你可以建立項目控制的基礎(chǔ)。爭取各方面的支持，進(jìn)而在項目內(nèi)全面推廣。

讓項目組成員參與規(guī)劃和跟蹤活動，這可以爭取大家的支持并提高積極性。睿智的項目領(lǐng)導(dǎo)往往大范圍地鼓勵參與，并通過流程匯聚大家的力量。當(dāng)大家看到自己的努力以及對項目的貢獻(xiàn)被肯定的時候，項目很快就從“他們的項目”變成“我們的項目”。當(dāng)項目成員視項目工作為己任的時候，項目控制就會簡單得多。較之于漠不關(guān)心的團(tuán)隊，此時的項目管理成功幾率更大。運(yùn)用項目管理流程也會鼓勵項目成員的合作，這也讓你的項目控制工作更加輕松。

五、變化管理

技術(shù)性項目中問題最集中的方面就是缺少對具體變化的管理控制。要解決這個問題，需要在項目的各方面啟用有效的變化管理流程。

解決方法可以很簡單，例如被項目團(tuán)隊、項目主辦方、相關(guān)方認(rèn)可的流程圖。這提醒了項目人員，變化在被接受之前會進(jìn)行細(xì)致地考察，并且提高了變化提案的門檻。

審查變化提案的時候，要注意該提案是否對變化有清晰到位的描述。如果變化提案的動因描述得不清不楚，該提案就要打回去，并且要求對變化所帶來的益處進(jìn)行定量評估。對于那些僅局限于技術(shù)解決方案的變化提案，要多打幾個問號，因為提案人也許不能全面地判斷問題。如果變化提案過多地關(guān)注問題的解決，而不注重實際問題，打回去并要求關(guān)注具體的業(yè)務(wù)形勢。

最后，如果不接受某變化提案，一定要做到有理有據(jù)。而且，對項目時間、成本、精力等其他相關(guān)因素所受的影響，進(jìn)行合理的估計。

六、風(fēng)險管理

風(fēng)險管理的流程能讓你制定出全面的規(guī)劃，找出潛在的麻煩，就風(fēng)險問題的解決方法達(dá)成一致，根除嚴(yán)重的問題。

風(fēng)險管理要做到事半功倍，就要與項目規(guī)劃同時進(jìn)行。進(jìn)行項目工作分解安排時，注意對項目活動的不恰當(dāng)理解;分配項目任務(wù)和開展評估時，尋找風(fēng)險;資源匱乏或項目資源不足，或項目工作依賴于某一個人時，要知道風(fēng)險的存在。分析項目工作將遇到的困難，鼓勵所有參與規(guī)劃的人在規(guī)劃過程中，設(shè)想最壞的情況和潛在困難。

七、質(zhì)量管理

質(zhì)量管理提供了另一套搭建項目結(jié)構(gòu)的流程，保證項目領(lǐng)導(dǎo)提出的工作要求一個不落地執(zhí)行到位。項目質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)分兩類：行業(yè)內(nèi)實行的全球質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，公司或項目獨有的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

如果你的公司實行或接受了質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要注意該標(biāo)準(zhǔn)對你和你的團(tuán)隊有何要求。具體而言，這些標(biāo)準(zhǔn)會包括ISO 9000標(biāo)準(zhǔn)或六西格瑪。進(jìn)而確定質(zhì)檢清單、質(zhì)控流程及相關(guān)要求，并將其與你的項目規(guī)劃進(jìn)行整合。項目必須遵守的書面步驟、報告、評估，對團(tuán)隊成員是強(qiáng)有力的推動，讓大家步調(diào)一致。標(biāo)準(zhǔn)比你的臨時要求更有效。

質(zhì)量管理流程還能將項目要求與客戶心聲聯(lián)系起來。不管你說什么，只要是在傳遞客戶或用戶的要求，你都要加以強(qiáng)調(diào)。市場調(diào)查、標(biāo)桿分析、客戶訪談都是評估和記錄用戶需求并確定項目要求價值的好工具。

八、問題管理

項目開展過程中問題的出現(xiàn)不可避免。在項目初期，在資源、工期、優(yōu)先事項等其他方面為項目的問題管理確定流程。爭取讓團(tuán)隊支持及時發(fā)現(xiàn)、跟蹤、解決問題的流程規(guī)定。建立跟蹤流程，記錄當(dāng)前問題。問題記錄信息包括：問題描述、問題特征或表現(xiàn)(用于溝通)、開始時間、責(zé)任人、目前狀態(tài)、預(yù)計結(jié)束時間。

處理待解決問題的流程很簡單，包括列出新問題的流程、定期復(fù)查待解決的問題、處理老問題的方法。對于沒有太多組織管理權(quán)的項目領(lǐng)導(dǎo)而言，問題跟蹤流程的力量在于讓其把握了問題狀態(tài)和進(jìn)度的實時信息。一旦問題責(zé)任人承諾了問題解決的時限，你可以任意公布問題解決過程中的變數(shù)。不管問題責(zé)任人是本項目成員，還是其他項目或部門的成員，誰都不樂意隨時將自己的大名置于人們質(zhì)疑的目光中。問題清單的公開使得掌握該清單的人獲得一定的影響力和控制力。

九、決策

項目管理時時有決策，快速得當(dāng)?shù)臎Q策對于項目控制至關(guān)重要。即使項目領(lǐng)導(dǎo)掌握了控制權(quán)，完善的集體決策流程仍然裨益頗多，因為共同決策能獲得更多內(nèi)部支持，效果自然會更好。

項目工作中的決策絕非易事，項目組內(nèi)紛繁復(fù)雜的觀點讓決策更加困難。項目各方認(rèn)同的問題解決流程可以簡化決策的過程，照顧各方要求。

盡早和你的項目組一起設(shè)立決策流程，或采用現(xiàn)有流程，或?qū)ΜF(xiàn)有流程做適當(dāng)?shù)男薷?。好的決策流程能為你的項目控制提供強(qiáng)有力的支持。該流程應(yīng)該包括以下步驟：

•清楚地陳述必須解決的問題。

•吸納所有需要參與決策或?qū)茉摏Q策影響的成員參與決策過程，這樣可以爭取團(tuán)隊支持。

•與項目組一道重審項目陳述，必要時進(jìn)行修正，讓每位成員獲得一致認(rèn)識。

•針對決策標(biāo)準(zhǔn)(如：成本、時間、有效性、完整性、可行性)，開展頭腦風(fēng)暴或討論。選擇那些與計劃目標(biāo)關(guān)聯(lián)的、可執(zhí)行、可供項目各方參考供決策之用的標(biāo)準(zhǔn)。

•與項目組一道確定各標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重(所有標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重總和為100個百分點)。

•設(shè)定決策的時限，規(guī)定用于調(diào)查、分析、討論、最終決策的時間。

•開展頭腦風(fēng)暴，在規(guī)定時間內(nèi)盡可能多地產(chǎn)生決策想法。多方發(fā)展整個項目組都能接受的想法。

•通過集體投票的方法進(jìn)行篩選，至多確定六個考慮項進(jìn)行具體分析。分析其與決策標(biāo)準(zhǔn)的契合度。

•理性對待討論中出現(xiàn)的異議。有必要的話，可增加決策標(biāo)準(zhǔn)。

•根據(jù)評估和權(quán)重標(biāo)準(zhǔn)，將這些選項進(jìn)行排序。

•考慮采用首位選項的結(jié)果。如果沒有異議，則結(jié)束討論并開始實施決策。

•將決策寫入文件，并與團(tuán)隊成員及項目相關(guān)方面溝通決策結(jié)果。

十、信息管理

項目信息是非常關(guān)鍵的資源，如何管理值得仔細(xì)思考。有的項目使用網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，或信息管理系統(tǒng)，進(jìn)行項目重要信息的存儲。有的項目則使用群件來維護(hù)項目文件，并提供電子郵件等服務(wù)。

不管你用何種方式存儲項目數(shù)據(jù)，要保證所有項目成員能隨時獲得所需信息。將最新的項目文件存儲在方便查找的位置，進(jìn)行清楚地標(biāo)記，及時刪除過時信息。