為什么人們總是誤解我的郵件?

為什么人們總是誤解我的郵件?

要回答這個(gè)問(wèn)題，我們需要一個(gè)基本前提：你的智力沒(méi)有問(wèn)題，也不是一個(gè)古怪的人，也就是說(shuō)，你的郵件中不會(huì)出現(xiàn)大量的錯(cuò)別字或拼寫(xiě)錯(cuò)誤;也不會(huì)在每次提出看法之后都會(huì)用“OK???!!!!”作為結(jié)束;更不會(huì)在郵件中使用晦澀難懂的地方方言。我們主要就兩個(gè)方面進(jìn)行探討：語(yǔ)言直接和喜歡發(fā)表長(zhǎng)篇大論。

如果你喜歡就一個(gè)問(wèn)題發(fā)表長(zhǎng)篇大論，那么解決的方法就是不要寫(xiě)那么長(zhǎng)的郵件。如果你說(shuō)話很直接，那么你很幸運(yùn)，請(qǐng)繼續(xù)這種習(xí)慣，不需要做任何改變。“語(yǔ)言直接”是商業(yè)運(yùn)行的重要組成部分。

“是的，我是Steve，我現(xiàn)在需要10英鎊的某某牌調(diào)味醬，請(qǐng)馬上送到。”“好的，Steve，馬上送到。”這是一段簡(jiǎn)單直接卻行之有效的對(duì)話。請(qǐng)記住，說(shuō)得越少，被誤解的機(jī)會(huì)就越小。

郵件越簡(jiǎn)潔越好

最好的郵件回復(fù)內(nèi)容是一個(gè)詞：Yes。

“今天一起吃午飯么?”

“Yes。”

“一點(diǎn)半怎么樣?”

“Yes。”

“中餐?”

“Yes!”

這樣的郵件讀起來(lái)就像詹姆斯-喬伊斯(James Joyce)所著《尤利西斯》中的最后一段，但是完全沒(méi)問(wèn)題，那是一本很好的書(shū)。這樣回復(fù)郵件最大的好處就是能夠減少郵件的往來(lái)頻度，當(dāng)你明確說(shuō)出“好”的時(shí)候，對(duì)方能夠立即明白你的想法，減少了郵件的來(lái)來(lái)回回。這一點(diǎn)能大大提高你的工作效率。這樣回復(fù)郵件當(dāng)然也有風(fēng)險(xiǎn)，它可能會(huì)讓對(duì)方覺(jué)得有一點(diǎn)不舒服。但是和它所帶來(lái)的好處相比，這樣的缺點(diǎn)其實(shí)不值一提。在撰寫(xiě)電子郵件，特別是商務(wù)郵件的時(shí)候，感情并不十分重要。

已經(jīng)有人正在促進(jìn)用這樣的方式寫(xiě)郵件。安德森(Chris Anderson)是著名的TED大會(huì)的運(yùn)營(yíng)者，TED是一家倡導(dǎo)開(kāi)放且有著重要影響力的機(jī)構(gòu)，TED大會(huì)在美國(guó)召集眾多科學(xué)、設(shè)計(jì)、文學(xué)、音樂(lè)等領(lǐng)域的杰出人物，分享他們關(guān)于技術(shù)、社會(huì)、人的思考和探索。安德森在幾個(gè)月前撰寫(xiě)了一篇文章，這篇文章被他稱(chēng)作“電子郵件憲章：十條提高電子郵件效率度的規(guī)則(The Email Charter: 10 Rules to Reverse the Email Spiral)”。這篇文章的主旨是為他人節(jié)省時(shí)間，所以這些規(guī)則中包含了諸如“為簡(jiǎn)潔歡呼”、“削減不必要的抄送”等規(guī)則。這些規(guī)則中，最好的當(dāng)屬“簡(jiǎn)短或回復(fù)慢并非粗魯”這一條，這條規(guī)則的中心思想是：不要疑心別人在針對(duì)自己。放輕松，如果郵件回復(fù)的語(yǔ)氣有些生硬，或者用了很長(zhǎng)時(shí)間才回復(fù)，不要想太多。

安德森通過(guò)電話告訴我們：“我們要假設(shè)所有人都很忙，人們的收件箱里有許多未讀郵件需要處理，他們還有各自的生活。那只不過(guò)是一封郵件罷了。”

溝通方式不止一種

我們建議，在撰寫(xiě)郵件的時(shí)候，想想這個(gè)問(wèn)題：“羅伯特·德尼羅(Robert De Niro)會(huì)怎么寫(xiě)這封郵件?”(譯者注：羅伯特·德尼羅，著名美國(guó)演員，奧斯卡影帝，作品有《教父2》、《憤怒的公?！返?，以說(shuō)話簡(jiǎn)單而著稱(chēng)。)當(dāng)你收到一封郵件，看完后，在回復(fù)郵件的時(shí)候把自己想像成羅伯特·德尼羅。你會(huì)發(fā)現(xiàn)，你自己的語(yǔ)言也會(huì)變得簡(jiǎn)單明了，你能想到的詞通常會(huì)是：“當(dāng)然、很好、是、不是、非常好、拜托以及抱歉”等。警告：把自己想像成羅伯特·德尼羅本人，而不是他演的那些角色，不然你會(huì)發(fā)現(xiàn)你的郵件中會(huì)出現(xiàn)“坐在那兒，別動(dòng)，讓他慢慢等死” (取自電影《Heat》)等血腥暴力語(yǔ)言。

你還會(huì)發(fā)現(xiàn)，當(dāng)你在回復(fù)郵件的時(shí)候，如果需要打很多字，你更愿意給對(duì)方打個(gè)電話。羅伯特·德尼羅可不會(huì)坐在那里寫(xiě)一封冗長(zhǎng)的郵件，他會(huì)給對(duì)方打個(gè)電話然后輕松地解決問(wèn)題。另外一個(gè)情況就是，如果給你發(fā)郵件的人和你同在一間辦公室內(nèi)，你應(yīng)該從椅子上站起來(lái)和對(duì)方進(jìn)行一次面對(duì)面的交談，這才是我們所知的最佳的溝通方式。

一個(gè)比我們更了解電子郵件的人支持我們的看法。施瓦貝爾(Will Schwalbe)和希普利(David Shipley)一起編寫(xiě)了《發(fā)送：商務(wù)及家庭郵件撰寫(xiě)基本向?qū)А?Send:The Essential Guide to Email for Office and Home)一書(shū)。施瓦貝爾表示：“別人給我發(fā)了一封電子郵件，并不意味著我一定要給他回復(fù)另一封電子郵件。如果你被一封郵件搞得莫名其妙或是有點(diǎn)惱火，那就安排一次會(huì)議，或是給對(duì)方打個(gè)電話，或者和對(duì)方見(jiàn)個(gè)面，也可以寫(xiě)一封信，只要不是寫(xiě)郵件就好。很多情況下，解決問(wèn)題的方式有很多，而寫(xiě)電子郵件卻偏偏不是。”

這樣做最大的好處在于，人們會(huì)把你當(dāng)成羅伯特·德尼羅一樣。也就是說(shuō)，人們?cè)诮o你發(fā)郵件的時(shí)候不會(huì)再有那些毫無(wú)意義的寒暄的詞匯，比如“希望你上周末過(guò)得不錯(cuò)”;也不會(huì)再收到每句話后帶著很多感嘆號(hào)的郵件;也不會(huì)再收到足足500字長(zhǎng)，最后還帶上一直以來(lái)最差的結(jié)尾“你怎么看?”的郵件。

因?yàn)槟闶橇_伯特·德尼羅，人們?cè)诮o你回復(fù)郵件的時(shí)候會(huì)對(duì)應(yīng)地做出改變，變得更有效率，目的性更強(qiáng)。有可能會(huì)對(duì)你有一絲畏懼，但是大部分情況下都會(huì)更有效率且目的性更強(qiáng)。

表達(dá)誠(chéng)意與祝福的短語(yǔ)怎么用

我們認(rèn)識(shí)一個(gè)在雜志社工作的人，他在郵件結(jié)尾處通常會(huì)加上一句話，“我們會(huì)合作得很好”。我們不知道他自己是否相信這個(gè)結(jié)論，很可能連他自己都不相信自己說(shuō)的這句話，也許他是在諷刺著什么。但是沒(méi)有關(guān)系，他這句充滿希望與信心的話卻很鼓舞人心。諷刺的是，這句話和效率一點(diǎn)都扯不上關(guān)系，甚至有點(diǎn)多余，卻依然能讓人信心百倍。造成這一點(diǎn)的原因在于，當(dāng)你寫(xiě)一點(diǎn)點(diǎn)和郵件主題沒(méi)有關(guān)系的話的時(shí)候，這些話能夠更加引起別人的注意。

以“Thank you”一詞舉例。Thank you一詞在郵件中有很多寫(xiě)法，例如“TY，Thx”等，另外就是全拼“Thank you”。在其他所有文體中，“Thank you”這種寫(xiě)法并不值得特別注意，但是在郵件中卻不常見(jiàn)，這就使得這一寫(xiě)法能傳達(dá)一種強(qiáng)烈的信息，讓人感覺(jué)到誠(chéng)意。這樣的說(shuō)法看上去有點(diǎn)小題大做，但是實(shí)踐表明，在郵件中使用“Thank you”的全拼的確能讓人印象深刻，也不可能被誤解。 譯/齊銘

實(shí)用技巧提示

1. 發(fā)送前請(qǐng)考慮是否需要抄送給自己。小心對(duì)待 抄送功能。

2 秘密抄送功能本身比你秘密抄送的對(duì)象，更體 現(xiàn)你的風(fēng)格，要注意。

3 密送副本(BC)：最有意思的功能之一。

4. 不僅要假設(shè)你發(fā)送的郵件會(huì)被其他人轉(zhuǎn)發(fā)，還要假設(shè)你的郵件有一天會(huì)作為證據(jù)在法庭內(nèi)大聲朗讀，所以請(qǐng)謹(jǐn)慎撰寫(xiě)郵件。

5. 如果正本少于7個(gè)字，請(qǐng)直接把內(nèi)容寫(xiě)在標(biāo)題中。

6 郵件的簽名檔不應(yīng)包含名人名言，無(wú)論是亞里士多德還是甘地，還是海利-威廉姆斯的暢銷(xiāo)金曲。

7. 除非有人面臨生命危險(xiǎn)，不要使用嘆號(hào)。

8. 如果有人面臨生命危險(xiǎn)，請(qǐng)使用其他聯(lián)系方式，不要使用電子郵件。

9. 英文郵件中避免全部使用大寫(xiě)字母。

10 英文郵件中避免使用小型大寫(xiě)字母(譯者注：small caps，是西文字體設(shè)計(jì)中一種字符形式，字形與大寫(xiě)相同但尺寸較小)。

11. 英文郵件中不要大小寫(xiě)混用，如：wHaTeVeRYoU cAlL tHiS。

12 如果需要使用一種既不單調(diào)又不失正式的字體，請(qǐng)使用Helvetica字體。

13. Verdana是最保險(xiǎn)的字體。