如何提高工作效率：少發(fā)郵件多辦事兒

你是否曾經(jīng)有過這樣的感覺：好像你所有的時(shí)間都浪費(fèi)在檢查郵件上了？這樣說(shuō)有點(diǎn)夸張，郵件不可能占據(jù)你所有的時(shí)間，但是研究顯示，我們每天28%的時(shí)間都被用在檢查郵件上。這意味著，每周13個(gè)小時(shí)，每年650個(gè)小時(shí)的時(shí)間，我們都是在收件箱中度過的。

我們中絕大部分人的工作，都不是檢查郵件，因此每天不斷的檢查郵件，會(huì)讓我們從主要工作中分心，從而導(dǎo)致工作效率降低。例如你是一位應(yīng)用開發(fā)人員，經(jīng)過一個(gè)上午的調(diào)試之后，你終于找到了應(yīng)用的漏洞。就在此時(shí)，伴隨著郵件客戶端清脆悅耳的聲音，新郵件到了。你打開收件箱，用2分鐘瀏覽了這份郵件。當(dāng)你要再去解決先前的問題的時(shí)候，你突然發(fā)現(xiàn)自己難以集中注意力，或是徹底忘了那個(gè)漏洞在哪里。遇到這樣的事情，誰(shuí)會(huì)不痛苦呢?

事實(shí)上，在工作的時(shí)候需要不斷的瀏覽和回復(fù)電子郵件，往往搞的我們?cè)诠ぷ鞯臅r(shí)候疲憊不堪。但是其實(shí)我們完全可以不理會(huì)郵件的侵?jǐn)_，讓工作變得更順暢。

電子郵件和工作效率

《紐約時(shí)報(bào)》作者Chuck Klosterman將電子郵件比做僵尸襲擊——你不斷的殺死前來(lái)的僵尸，但是他們卻無(wú)窮無(wú)盡，更多的僵尸繼續(xù)向你涌來(lái)。雖然電子郵件不會(huì)像僵尸一樣吃掉你的腦子，但是它確實(shí)會(huì)讓你感覺自己無(wú)法完全掌握自己的生活。研究顯示：

員工每3分鐘就會(huì)從當(dāng)前正在做的工作中分心一次，造成員工分心的原因大多是由電子郵件引起的。

當(dāng)收件箱中出現(xiàn)大量新郵件的時(shí)候，我們會(huì)產(chǎn)生失控的感覺。

很多人不敢使用電子郵件過濾器或是其他工具幫助我們管理電子郵件，因?yàn)槲覀兒ε洛e(cuò)過重要的電子郵件，或是怕自己被隔絕在交際圈之外。

電子郵件成為了導(dǎo)致我們?cè)诠ぷ髦胁恍腋：头中牡母础?/p>

來(lái)自芝加哥大學(xué)和微軟的研究者決定找出電子郵件是如何干擾我們的日常工作的，他們監(jiān)測(cè)員工的計(jì)算機(jī)使用情況、工作效率和他們正在處理的任務(wù)。

假如你正在進(jìn)行一項(xiàng)主要的工作任務(wù)，例如撰寫工作報(bào)告。就在你進(jìn)行到一半的時(shí)候，突然新郵件提醒響起，你收到了一封新郵件(提醒聲音本身就會(huì)轉(zhuǎn)移員工的注意力，打擾思考進(jìn)度)。相信所有人都曾有過這樣的經(jīng)歷。

研究人員發(fā)現(xiàn)，每被電子郵件打擾一次，人們就需要花費(fèi)平均9分30秒的時(shí)間，而這僅僅是處理電子郵件的時(shí)間。在處理完郵件之后，員工如果要將注意力轉(zhuǎn)回到此前正在處理的任務(wù)，則需要額外花費(fèi)16分鐘的時(shí)間。這是很長(zhǎng)的一段時(shí)間，如果在處理一項(xiàng)主要任務(wù)時(shí)，先后收到兩封郵件，這意味著我們將損失30分鐘的時(shí)間。要知道，一天的法定工作時(shí)間也僅僅為8小時(shí)，也就是16個(gè)30分鐘。

電子郵件不僅僅會(huì)降低我們?cè)诠ぷ鲿r(shí)的效率，它還會(huì)增加我們的工作壓力，甚至影響工作時(shí)的人際關(guān)系。

研究指出：電子郵件會(huì)降低同事之間的互動(dòng)程度，讓我們無(wú)法獲得真正的人與人之間的互動(dòng)，從而影響人際關(guān)系。

如果不讓員工在工作時(shí)間使用電子郵件，這些問題能不能迎刃而解?為了解決這個(gè)疑問，研究人員組織了另一次研究。

來(lái)自加利福尼亞州大學(xué)的研究人員跟蹤了13名負(fù)責(zé)處理信息的員工。這項(xiàng)研究會(huì)監(jiān)測(cè)員工的電腦行為和壓力指標(biāo)，并且還會(huì)與員工進(jìn)行面談，向他們提出一系列問題。這次研究的目的旨在了解如果員工不能在上班時(shí)間使用電子郵件，他們將如何利用時(shí)間。

研究人員Mark Voida指出：“在不使用電子郵件的情況下，這些員工能夠?qū)⒕ΩL(zhǎng)時(shí)間的放在首要任務(wù)上。他們處理多任務(wù)的時(shí)間更少，壓力也更小。”

我需要特別指出的是，在以上兩次研究中，參與者均為主要工作不是處理電子郵件的員工。而在實(shí)際企業(yè)中，一些員工的主要工作就是處理電子郵件，例如行政人員和客戶服務(wù)人員，因此這兩個(gè)研究的結(jié)果不適用于這些員工。

這兩個(gè)研究的重點(diǎn)是，我們需要在工作中將精力放在那些首要的工作任務(wù)上，而盡量忽略電子郵件等讓我們分心、降低快樂感并降低工作效率的事情。我們?cè)诠ぷ髦械暮诵氖?，無(wú)論你從事那種工作，都應(yīng)該讓你的首要任務(wù)處理變得順暢。

讓工作變得順暢

我們的工作效率高低與否，大部分取決于正在從事的任務(wù)類型，以及你在進(jìn)行這項(xiàng)任務(wù)的時(shí)候是否有足夠的動(dòng)力。對(duì)我們中的大部分人來(lái)說(shuō)，要想提高完成任務(wù)的動(dòng)力，并且順利完成任務(wù)，我們必須進(jìn)入深度工作狀態(tài)，也就是要讓處理任務(wù)的過程變得順暢起來(lái)。

Cal Newport是一位著名的作家和博主，他經(jīng)常撰寫一些有關(guān)深度工作的文章。他對(duì)深度工作的定義是：

“深度工作是一種非常要求認(rèn)知能力的活動(dòng)，它能夠讓我們獲得有價(jià)值的工作成果，并且不斷提高我們的工作能力。”

Newport認(rèn)為，深度工作的好處包含以下幾點(diǎn)：

不斷提高工作效率和產(chǎn)出質(zhì)量。 增加高質(zhì)量產(chǎn)出的總數(shù)量。 讓員工對(duì)工作獲得更高的滿意度。

當(dāng)處理一件特別困難的事情的時(shí)候，會(huì)有一種腦袋就快要爆炸的感覺，我們都曾有過這樣的體會(huì)，在這樣的時(shí)候你會(huì)怎么辦?一直苦思冥想直到找到解決問題的方式?你如果選擇這樣做，多半是因?yàn)檫@件工作必須馬上完成，你連喘口氣的時(shí)間都沒有。當(dāng)你用這種方式終于完成了工作之后，你的狀態(tài)就會(huì)像下圖一樣：

在心理學(xué)上，有一個(gè)概念叫“沉浸體驗(yàn)(flow)”，也有人根據(jù)音譯將其稱為“福樂”。當(dāng)人們從事一種可控而富有挑戰(zhàn)性的活動(dòng)，而且這種活動(dòng)需要一定技能并受內(nèi)在動(dòng)機(jī)所驅(qū)使，就會(huì)產(chǎn)生“沉浸體驗(yàn)”。我們通常會(huì)在挑戰(zhàn)和自身所擁有的技巧中找到一個(gè)平衡點(diǎn)。當(dāng)挑戰(zhàn)的難度超過了我們所掌握的知識(shí)和技巧時(shí)，我們就會(huì)產(chǎn)生焦慮感。而當(dāng)難度低于我們的知識(shí)和技巧時(shí)，我們又會(huì)產(chǎn)生無(wú)聊感。當(dāng)我們找到了這個(gè)平衡，進(jìn)入了沉浸體驗(yàn)的時(shí)候，工作就會(huì)變得順暢，效率也自然更高。

心理學(xué)家Martin Selgiman像我們展示了在做任何事情時(shí)都能獲得沉浸體驗(yàn)的方法。一個(gè)雜貨店的售貨員給自己制定了一個(gè)挑戰(zhàn)，那就是讓每一個(gè)前來(lái)購(gòu)物的顧客都能帶著微笑離開。當(dāng)然，他的成功率不可能是100%，這是不可能完成的任務(wù)，他的目標(biāo)知識(shí)和每一個(gè)前來(lái)購(gòu)物的人進(jìn)行真正的交流，因?yàn)榕c人交流，讓客戶滿意，是他工作中最主要的一部分。為了達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，他開始集中精力，讓每一個(gè)客戶感到滿意，從而他也進(jìn)入了沉浸體驗(yàn)。同理，如果我們想要在工作中獲得沉浸體驗(yàn)，也需要將精力用在工作中的首要任務(wù)上。

如果想要在工作中獲得沉浸體驗(yàn)，你可以試試以下三種方法，這樣你就可以在每天的工作中充分利用好所有時(shí)間了：

移除障礙

、想要進(jìn)入沉浸體驗(yàn)并不那么容易，我們身邊充斥著很多阻礙。辦公室中的各種打擾就是其中最主要的表現(xiàn)形式之一。研究指出，一個(gè)員工平均每天會(huì)受到87次干擾，例如來(lái)自同事的打擾、辦公室突發(fā)事件和電子郵件等。我們無(wú)法控制別人，但是可以控制自己檢查郵件的頻率。哈佛大學(xué)商學(xué)院建議，我們應(yīng)該刻意控制自己檢查郵件的次數(shù)，可以給自己定下一條規(guī)定：在完成每天最重要的任務(wù)之前，不可以檢查電子郵件。

而如果檢查和回復(fù)郵件就是你每天最重要的工作任務(wù)，那你就應(yīng)該設(shè)定電子郵件的優(yōu)先級(jí)。將重要的郵件放在專門的一個(gè)文件夾中，按照重要程度來(lái)處理郵件，而不是接收順序，這樣你可以用一天中精力最充沛的時(shí)間來(lái)處理優(yōu)先級(jí)最高的郵件。這一點(diǎn)其實(shí)適用于每一個(gè)人。

設(shè)定詳細(xì)的目標(biāo)

如果你連目標(biāo)都沒有，又談何效率呢?僅僅設(shè)定一個(gè)目標(biāo)還不夠，你還應(yīng)該設(shè)定一個(gè)詳細(xì)的計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃越詳細(xì)越好，時(shí)刻提醒自己的目標(biāo)是什么，以及要如何實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)。

你要寫下目標(biāo)成功的標(biāo)準(zhǔn)，以及目標(biāo)失敗的標(biāo)準(zhǔn)。如果你想要進(jìn)入沉浸體驗(yàn)狀態(tài)，你就必須給自己設(shè)定好標(biāo)準(zhǔn)，然后按著這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行。

記錄過程

進(jìn)入沉浸體驗(yàn)的一個(gè)重要方式，就是不斷激勵(lì)自己，讓自己獲得源源不斷的動(dòng)力。而要想獲得動(dòng)力，你就要知道自己已經(jīng)完成了哪些工作，以及這些工作完成的有多好。很多人都沒有記錄工作過程的習(xí)慣，其實(shí)如果每當(dāng)你完成了一項(xiàng)工作，就將其記錄下來(lái)是有很大的好處的。這樣，當(dāng)你在看這些工作記錄的時(shí)候，你就會(huì)感到：“我出色的完成了這么多困難的任務(wù)。”從而你也會(huì)獲得更大的工作動(dòng)力。

其實(shí)一點(diǎn)小小的成功，就能夠?yàn)槲覀儷@得動(dòng)力。你可以在開始工作前寫一個(gè)待辦事項(xiàng)，沒完成一個(gè)，就將其劃去，這樣的行為也能夠幫你管理任務(wù)進(jìn)度，并且“積小勝為大勝”。

說(shuō)真的，一項(xiàng)任務(wù)的難度越高，我們完成它時(shí)所獲得的幸福感也就越高。挑戰(zhàn)為我們提供了學(xué)習(xí)新技巧的機(jī)會(huì)，它還能讓我們收獲成功的果實(shí)。

當(dāng)我們進(jìn)入沉浸體驗(yàn)之后，我們就會(huì)覺得工作的時(shí)間過的越來(lái)越快。你應(yīng)該不斷的為自己尋求挑戰(zhàn)，專注于自己的首要任務(wù)，不要總是分心去查看電子郵件。

（via tnw 譯/快鯉魚）