開會的學(xué)問：明確自己在會議上扮演的角色

　　文/本刊記者

　　熊莉 劉曉云

　　頭腦風(fēng)暴會、部門策略會、客戶見面會、新聞發(fā)布會、各類營銷峰會、推介會，甚至各種論壇⋯⋯營銷人總要拿出許多時間應(yīng)付各種會議。拍拍腦袋想一想，我們一個月的時間當(dāng)中有多少時間被開會占據(jù)了？

　　也許很多營銷人都有同感，那就是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)、或者下屬、或者記者、或者朋友、或者家人打電話找你的時候，你常常給予對方的回答是“在會上”。

　　而在這些大大小小的會中，有多少是有價值的？有多少是去了以后又后悔的？還有多少是不痛不癢、形同雞肋的？

　　參加的會多了，我們也會總結(jié)出一些參會的經(jīng)驗，對于參會的選擇，每個人都有自己的原則和標(biāo)準(zhǔn)。對會議的管理，其實就是一個選擇的過程和時間管理的過程，做好會議管理，你的工作效率會提高很多。(注：以下嘉賓按照采訪時間排序)

　　陳楊(Matthew Chen)

　　安吉斯媒體集團(tuán)中國區(qū)策略資源總監(jiān)

　　開會頻率：每天至少一次；

　　參會類別：公司內(nèi)部自己團(tuán)隊的會、跟別的部門的會、跟客戶的會、論壇等等；

　　參會裝備：筆記本電腦(會上討論文件比較多時)或者iPad(收發(fā)郵件)；

　　開會場所：大部分在公司開，一些很重要的問題可能在飯館或者咖啡廳與客戶聊；

　　創(chuàng)意會議形式推薦：內(nèi)容大于形式，開會是為了解決問題；

　　會議管理經(jīng)驗：開會之前一定要讓所有參會的人心里清楚開會的目標(biāo)，第二是在會上不能分心，對于討論不出結(jié)果或者說不清楚的事情，可以考慮放一放。

　　如何跟客戶開會

　　第一、明確跟客戶開會要達(dá)成什么目的。

　　開會之前要明確會議的重點(diǎn)是什么，需要準(zhǔn)備哪些東西，會后想得到哪些東西。有的時候客戶自己都沒有想清楚的事情，他們自己都不知道要說什么，這時候更要跟客戶明確開會目的。關(guān)鍵在于解決問題，不然就是浪費(fèi)時間。

　　第二、明確自己在會議上扮演的角色。

　　分類來講，如果是跟客戶分享我們的服務(wù)或者產(chǎn)品，我們會講得比較多。如果是客戶向我們部署什么任務(wù)，就要多聽少說話。我們的角色是出主意的人，還是了解信息的人，還是幫助客戶去說服其他人等，都要搞清楚。

　　需要注意的是，有的時候和客戶開會不光只有我們媒介策劃公司，還會有參與項目會議的其他公司，比如研究公司、創(chuàng)意公司等。這種情況下，有些時候我們在項目的意見上會有很大的分歧，我們就需要注意自己的參會角色，斟酌言辭和溝通的方法。特別是對于不是我們負(fù)責(zé)的部分，一般來說不會特別去強(qiáng)調(diào)或反對，但同時也不能一味地讓步，這就需要權(quán)衡。切記不能喧賓奪主，否則會給自己和客戶帶來更多的麻煩。

　　第三、要符合客戶口味。

　　開會前要做好充分的準(zhǔn)備，要明確自己跟客戶的關(guān)系，要用客戶喜歡和容易接受的方式去跟他們交流。比如有的客戶喜歡看表格， 有的客戶喜歡看圖片，有的客戶希望更多的口頭溝通而不是單方面灌輸，需要把握好方式。

　　第四、會議結(jié)束一定要總結(jié)。

　　這是會議結(jié)束后必須做的一件事情，總結(jié)要發(fā)給客戶和每一個相關(guān)的人。因為很多時候在會上說定的東西，客戶一轉(zhuǎn)頭就忘了，日后可能導(dǎo)致各種問題。作總結(jié)一方面是明確每個人的分工和職責(zé)，另一方面也是保護(hù)公司自身的一種方式。這點(diǎn)同樣適用于公司內(nèi)部的各種會議。

　　鄭國強(qiáng)

　　圣元國際營銷公司市場總監(jiān)

　　開會頻率：每周6次以上；

　　參會類別：部門內(nèi)部溝通會、跨部門業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會；公司月度會議、季度會議、年度會議、經(jīng)營會議；產(chǎn)品會、推廣會、培訓(xùn)會、媒介溝通會議等等；

　　參會裝備：筆記本電腦(座談會議，便于查看數(shù)據(jù)、信息等)；筆記本(參加平時常規(guī)會議，隨時聽、記、整理思路)；

　　開會場所：總部(常規(guī)會議)；張家界、廬山、馬爾代夫等(旅游激勵)；歐洲(經(jīng)銷商會議)；

　　創(chuàng)意會議形式推薦：視頻會議、電話會議、網(wǎng)絡(luò)會議(QQ群)；

　　會議管理經(jīng)驗： 第一，會議前，要做好充分的計劃和準(zhǔn)備。會議的組織者，要明確會議的主題、通過會議要解決的問題，提前準(zhǔn)備好會議討論的基本要點(diǎn)、草案等，提高會議效率，否則容易跑題；第二，會議中，要做好會務(wù)的組織和相關(guān)會務(wù)工作。要有一個文筆較好、邏輯性強(qiáng)、認(rèn)真仔細(xì)的人做好會議記錄，及時將會議討論的結(jié)果、意見、決議等，在會后形成會議紀(jì)要，發(fā)給相關(guān)人員；第三，會議后，要有明確的跟進(jìn)和落實。對于會議形成的決議和意見，形成紙面的要求，明確完成時間、責(zé)任人，以及相關(guān)支持人等，并明確跟進(jìn)人，及時監(jiān)督、跟進(jìn)，通報進(jìn)度，確保會議研究的事項按時落地、執(zhí)行到位。

　　周例會這樣開

　　第一、固化時間和內(nèi)容，形成慣例和習(xí)慣，提高會議效率。

　　要固定時間點(diǎn)，比如每周一上午10點(diǎn)開例會，讓大家形成習(xí)慣，從而能夠提前安排好自己的工作。從內(nèi)容上講，總結(jié)上周做了什么， 各項重點(diǎn)工作的進(jìn)度，現(xiàn)在是什么狀況，下一步主要的工作，還需要什么支持，最終再統(tǒng)一強(qiáng)調(diào)，明確下一步的工作重點(diǎn)。關(guān)鍵是形成慣例，開會的時候議程明確、條理清楚、言簡意賅，才會提高效率。

　　第二、會議組織者做好會前梳理和會中引導(dǎo)，充分發(fā)揮主導(dǎo)作用。

　　作為部門例會的組織者，直接關(guān)系到整個會議的效率和效果。所以，要在會議之前梳理一下上周做了哪些事情，公司最近有什么動態(tài)， 下一步有什么策略和活動規(guī)劃等，對需要明確的重點(diǎn)內(nèi)容，要首先列一個大概的會議提綱， 以免遺漏。在人員匯報工作的過程中，哪些事情需要明確、哪些事情需要調(diào)整、哪些事情需要強(qiáng)調(diào)、哪些事情需要重點(diǎn)跟進(jìn)等，組織者都要非常清楚，適時強(qiáng)調(diào)和引導(dǎo)，以確保會議的順暢和明確會議的要點(diǎn)。

　　第三、群策群力、充分溝通，更好地發(fā)現(xiàn)機(jī)會、找出問題，并解決問題。

　　做市場，需要每個人、每個部門之間的相互溝通、協(xié)調(diào)、支持和配合，需要團(tuán)隊合作的精神。比如一個好的推廣活動，不僅需要設(shè)計部門充分發(fā)揮想象力和創(chuàng)造力，設(shè)計出更吸引眼球的海報和助銷工具，需要產(chǎn)品人員就品牌定位、企業(yè)形象等有個長期的規(guī)劃和建設(shè)，提出合理化的建議意見，還需要推廣人員跟一線人員充分溝通、發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)而拿出更簡單、可行的策略和措施，一個推廣活動涉及的環(huán)節(jié)、部門、人員、細(xì)節(jié)很多，需要相互之間充分的溝通，從多方面去碰撞問題、激發(fā)靈感、風(fēng)暴策略，從而找到更好的方案和方法。

　　葛承志

　　奇藝網(wǎng)銷售部運(yùn)營中心高級總監(jiān)

　　開會頻率：至少兩天一次；

　　參會類別：公司內(nèi)部會議(本部門會議、跨部門會議、總監(jiān)級的領(lǐng)導(dǎo)例會)、對外營銷會、客戶培訓(xùn)會；

　　參會裝備：筆記本、筆記本電腦、筆和會議相關(guān)資料、名片、激光筆、無線翻頁器(因為常常到臺前講PPT，用翻頁器比較方便，紅色激光能強(qiáng)調(diào)重點(diǎn))等；

　　開會場所：除公司、酒店外，還有咖啡廳；

　　創(chuàng)意會議形式推薦：曾經(jīng)在上海出差時，需要上海和北京的同事共同開會，于是兩地同時打開PPT，當(dāng)時用電話會議系統(tǒng)，將我在上海演講的聲音同時傳達(dá)給北京那邊。但我認(rèn)為不見面的會議解決問題的效率不如見面的會議高，有時候也表達(dá)不清楚；

　　會議時間管理：利用Outlook的會議通知，或者要求會議組織方提前發(fā)短信。

　　客戶培訓(xùn)會怎么開

　　第一、明確開會的目的和對象。

　　我面對的是奇藝網(wǎng)的廣告主、正在開發(fā)的客戶、廣告公司的人，他們來自市場部或采購部，是涉及廣告投放和營銷合作的部門。

　　開會前我會通過銷售部門的同事從客戶那里明確他們想知道的內(nèi)容，一般會要一個提綱，然后準(zhǔn)備相關(guān)的素材、做PPT。如果對方是較高級別的人，就不會講過于細(xì)節(jié)的東西。一般會介紹一下視頻行業(yè)的發(fā)展趨勢、奇藝網(wǎng)的理念以及整個互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的發(fā)展。

　　第二、當(dāng)聽眾三心二意怎么辦？

　　如果開會地點(diǎn)允許的話，我不會坐著講。因為開會的人也坐著，各自對著各自的電腦，如果雙方?jīng)]有目光交流，聽眾很可能聽一會兒就去做自己的事情或者發(fā)困。一般來講，我會站在投影儀的邊上講PPT，讓聽眾在看到PPT的同時也看到我，通過抑揚(yáng)頓挫的聲音和相互交流的面部表情來吸引聽眾的注意。

　　在開會過程中加上一些互動，比如講到發(fā)展歷史、社會熱點(diǎn)現(xiàn)象時，可以順勢提幾個小問題，使聽的人不至于睡著或者走神。

　　當(dāng)培訓(xùn)會的人數(shù)比較多的時候，演講時不可能照顧到每一個人的表情，就要下意識地增加一些互動環(huán)節(jié)，比如有獎提問，給回答正確的人分發(fā)小禮品；也可以做一些比較風(fēng)趣幽默的闡釋，利用社會的熱點(diǎn)問題做一些類比等，以此提高大家的收聽興趣。第三、需要注意的問題。

　　一般我會盡量控制時間，預(yù)留10～20分鐘時間給到QA環(huán)節(jié)，看大家有什么問題、意見和建議提出來。有的企業(yè)比較喜歡提問，而且問題也很尖銳，這些都能應(yīng)付。最可怕的是講完之后大家發(fā)愣，沒有任何問題?？赡苁撬麄儾荒芰私馕抑v的，或者他們不感興趣， 或者我講得不好。

　　這時候我會跟相關(guān)同事溝通，看下一步還需要講些什么，需不需要會后發(fā)書面資料給他們，或者將來準(zhǔn)備內(nèi)容的時候有什么需要注意的，為下次的培訓(xùn)積累經(jīng)驗。

　　跨部門溝通會心得

　　很多人會忽視跨部門溝通會，其實這塊如果處理不好會影響整個公司的運(yùn)營。跨部門溝通會從前期目標(biāo)的明確到溝通效率到后期的執(zhí)行力，都很重要。

　　在開會前，要做好充分的準(zhǔn)備，這種準(zhǔn)備甚至比見客戶更要充分。因為每一次的跨部門會議要講的東西和要解決的問題都是不一樣的。這種情況下，首先要有明確的目標(biāo)，將待解決的問題全部列好。在開會之前將這些問題發(fā)出，讓大家準(zhǔn)備好解決預(yù)案，然后拿到會上討論，就會比較有效率。

　　問題有兩種：一種是開放式問題，比如這是什么、該怎么辦等等；另一種是封閉式問題，即拋出問題后給出幾個選項，看各個部門之間對這幾個選項的態(tài)度，然后選出最優(yōu)方案?；蛘吒鶕?jù)這幾個選項引出另外一個解決問題的方式。我更傾向于拋出封閉式問題，讓大家在會前事先準(zhǔn)備好預(yù)案，就不會在會上扯得太遠(yuǎn)。

　　在會議末尾，會議組織者再強(qiáng)調(diào)一下今天講了什么，下一步的計劃是什么，還需要解決什么問題，做哪些溝通的準(zhǔn)備等等。每次會議之后做一個會議簡報， 用電子郵件的方式發(fā)給參會的人。

　　蔣美蘭

　　捷希女鞋集團(tuán)中國區(qū)行銷部副總經(jīng)理

　　開會頻率：每天至少1～2次；每周有3個固定會議、2個專案會議；忙時，40%以上的時間都在開會；

　　參會類別：主管會議、部門會議、專案會議、創(chuàng)意會議；

　　參會裝備：電腦、手機(jī)、創(chuàng)意參考資料；

　　開會場所：公司大小會議室、外面咖啡館、旅館、商場；

　　創(chuàng)意會議形式推薦：團(tuán)隊所有成員在封閉式酒店開會，沒有外界以及日常瑣事的干擾，開會效率非常高；另外就是在賣場現(xiàn)場開會，能夠與團(tuán)隊成員迅速及時地溝通，效果也非常不錯；QQ群、MSN也是便捷有效的開會形式；

　　會議時間管理：最簡單的就是Outlook，可以提醒會議時間；其次還要了解與會者的行程安排，根據(jù)每個成員的日程安排確定會議時間，并設(shè)置時間提醒。

　　專案會議怎么開

　　捷希女鞋剛剛在北京舉辦了秋冬季新品發(fā)布會， 以這次大秀的專案會議為例：

　　第一，開會之前，要明確開會的目的。這次大秀，我們從三個月前就已經(jīng)開始策劃準(zhǔn)備，每一次的會議都有不同的目的，通過每次的會議來推進(jìn)專案的進(jìn)程。

　　第二，需要對會議流程、參會人員有足夠清晰的了解，并且準(zhǔn)備會議所需道具、檔案等一系列東西。自開始策劃大秀以來，專案會議可能每周都需要開， 會議流程如下：

　　1)回顧上周的會議記錄；

　　2)確定當(dāng)周的進(jìn)度；

　　3)確定各部門、協(xié)力廠商工作現(xiàn)狀；

　　4)確定需要各部門協(xié)調(diào)事宜；

　　5)討論決定下一步需要做的事情，并且分工落實到人。

　　第三，為了保證會議高質(zhì)高效地完成，需要注意以下幾點(diǎn)：

　　1)事先說明預(yù)期產(chǎn)出，做好流程及時間分配并嚴(yán)格執(zhí)行；

　　2)確定每個伙伴都會到達(dá)現(xiàn)場(可以設(shè)置提醒功能)；

　　3)確定所有與會需要的素材都完整出現(xiàn)；

　　4)確定下一目標(biāo)及未來的日程表安排。

　　第四，會議結(jié)束后，需要檢查會議記錄，隨時確定下一步安排好的工作正常進(jìn)行。

　　第五，一般情況下，開會如果超過9 0分鐘，人心其實已經(jīng)渙散了，會議品質(zhì)就極差，因此，控制會議的時間也是會議召集者需要注意的一個問題。

　　會議溝通心得

　　我們有一種特殊的會議形式，即“綠燈會議”， 這是我們的創(chuàng)意發(fā)散會議。在這樣的會議上，參會成員可以針對自己的品牌自由發(fā)言，但任何人不可以先提困難。

　　另外，有時候會上有的人不愛發(fā)言、比較拘謹(jǐn)， 或者有新的同事加入，對新環(huán)境不夠了解，不敢發(fā)言。這時，上司的鼓勵和贊揚(yáng)就顯得非常重要。要鼓勵他們多發(fā)言，并且贊美他們的點(diǎn)子，增加他們的自信。還有一種比較好用的方法，就是指派實際的工作給這樣的人，讓他們對相應(yīng)工作產(chǎn)生責(zé)任感，這樣便能調(diào)動起他們的積極性。

　　那么，如何與老板或者客戶溝通？其實很簡單， 那就是站在他們的立場上想問題，事先想好他可能發(fā)問的內(nèi)容、想好他可能擔(dān)心的問題、聽從你的建議后他們可以得到什么。站在對方的位置解決好這些問題后，說服他們當(dāng)然也就不成問題了。